初めてのシステムで不安でしたが、安心したサポートを受けられています。
学校法人 柏専学院
新潟産業大学／ネットの大学managara
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入試・広報課 三富様
について−これまでより作業を省力化できている実感はありますか？
実感はあります。資料請求者や、オープンキャンパスやガイダンスの参加者、入学希望者などの個人情報管理を一括して行うことができ、情報管理の面で業務の効率化、他部署との横連携ができ始めていると感じます。また、容易に個人情報を検索できるので、出願促進に向けたアプローチをスムーズにできていると思います。
−また、導入以前より毎日どのくらいの時間を削減できていますか？
30分〜1時間程削減できているのではと感じます。
−具体的に便利だと感じている機能は何ですか？
カルテに様々な情報が集約されていくので、複数の職員が電話対応などをした結果を入力していくと、その流れが一目で確認でき、便利だと感じています。また、学校訪問時の情報も学校ごとに集約できるので、過去の担当者が訪問の際にどんな内容の話をしたか、過去に出願者やガイダンス参加者がいるかどうかが一目で分かる点も、便利だと感じます。
−募集対象者のフォローに、どのように活用していますか？
オープンキャンパスの案内や出願開始の案内などを発信したいときに、学年や資料請求時期など、ターゲットにしたい人を絞ってアプローチできる事がとても助かっています。
−学生募集の成果につながっていると感じますか？
募集対象者へのフォローを円滑に行う事ができ、職員の事務処理も軽減されることから、その他様々な方法の学生募集活動に力を入れる事ができていると感じます。
−運用開始後のサポートの対応はいかがですか？
問い合わせをした際には、丁寧に迅速に対応してくださっていると感じます。
−できれば改善してもらいたい箇所はありますか？
メールを送る際に、添付ファイルが送れないところです。WordやPDFなどが添付して送れるようになると嬉しいです。
−PDFなどはURL化して送っていただけます。送るデータを軽量化するため、このような機能となっておりますが、今後の改善項目のひとつとして検討いたします。
また、アンケート機能をオープンキャンパス時に活用していますが、カルテに本人と親御さん両方のアンケート結果を表示する際に「事前アンケート」「参加者アンケート」という名称が混乱してしまいます。
−今後の改善項目として、検討させていただければ幸いです。
について−導入しようと思ったきっかけは何ですか？
マーケティングに係るシステムを探していたところ、infoCloudでもこのような機能があると教えていただき、費用や操作性を鑑みて導入に至りました。
−導入してみてどのような効果が得られましたか？
学生募集の手法を少しずつ変化させていけていることです。お問い合せ者一人ひとりに合った対応をアナログでするとなると、なかなか手が回らない部分もありました。しかし現状、ステップアップメール等を駆使して定期的に問い合せ者にアプローチができるようになってきましたので、さらなる入学促進に繋がればと期待しています。
−特によく活用している機能を教えてください。
メール機能です。ステップアップメール、フォローメールが便利です。
−導入してみてこれまでやり方と広報手法は変わりましたか？
募集対象者に対して、よりきめ細かいフォローが可能になりました。また、以前は本当にアナログで、資料を送りっぱなしになっていたり、お問い合わせ者、オープンキャンパス参加者に対して何もフォローができていませんでした。自動メールを活用して、少ない人数でもお問い合わせ者に自動アプローチができています。
−他校に勧めるとしたらどのようなポイントですか？
他社と比較して比較的安価で、素人でも操作がし易い点です。
−何名くらいでシステムを使っていますか？また機能ごとに使うスタッフは変えていますか？
顧客情報を確認するのみの職員もいますが、トータルすると約20名ほどになると思います。機能ごとに使うスタッフは変えていますが、入試・広報課の職員は基本的に同じ機能を使えるようにはしています。
−運用開始後、サポートスタッフからはどのような対応をしてもらっていますか？
アプローチしたい対象者の抽出方法や分析に関わる数値抽出方法、ステップアップメールの設定等、使い方に関するあらゆるサポートや、分析の考え方などを教えていただいています。
WEB出願について
−当社のWEB出願を利用するきっかけを教えてください。
多くの他大学でWEBによる出願が導入されている事と、紙での書類受付は事務処理のうえでも煩雑になりやすい事、また高校生世代はWEBの入力に慣れている事から、導入に至りました。
−当社のWEB出願の使いやすいところは何ですか？
出願者の個人情報などをExcel やCSVで瞬時にデータ化できるので、学内の事務手続きの際に役立っていると感じます。また、フォームの設定が簡単にできるので、何か項目を増やしたいときにも自分たちですぐ対応できることがありがたいです。
−導入後、確認作業や入力作業などの軽減につながっていますか？
紙での受付では書類整理、確認に非常に時間がかかっていました。その分、infoCloud内では簡潔に確認する事ができるので、その分効率が良くなっていると感じます。
−ペーパーレスによるコストの削減につながっていますか？
つながっています。今後も活用し、コストの削減に取り組みたいと思います。
−出願状況などリアルタイムで確認できるようになりましたか？
できるようになりました。これまでは、書類の到着を待つか、検定料の振込があった時点で出願受付を確認していたのですが、WEBでは瞬時に確認できるのでとても良いと思います。
−導入後、特に感じるメリットを教えてください。
やはり、紙ベースよりも事務手続きが省略化された事だと思います。リアルタイムに出願状況が分かるので、学内での日々の進捗状況確認にも大いに役立っています。
−当社のサポートについての感想を教えてください。
2022年度入試から初めてWEB出願を導入し、設定の面などで不慣れな点も多々ありました。電話やメールでの問い合わせに対して非常に丁寧に対応してくださり、安心したサポートが受けられると感じました。
−ありがとうございます。またお気軽にお申し付けくださいませ。
−改善点やご要望などあれば教えてください。
出願者の写真データも、取り込みできると助かります。学生情報管理として、写真データも活用しているので出願時の写真データが取り込めるとありがたいです。また、検定料決済の際に併願者の場合は、併願での検定料が表示できるようになるとありがたいです。
−今後の改善項目として、検討させていただければ幸いです。
取材：2022/06/30
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